Modulul Registratură ține evidența întregii corespondențe a primăriei — intrări, ieșiri, petiții, cereri de informații publice, audiențe — cu numerotare automată, separată pe an pentru fiecare registru, fără riscul de a repeta sau a sări un număr. Orice funcționar cu acces la modul poate înregistra un document nou, nu doar administratorul UAT-ului, așa că lucrul zilnic nu depinde de o singură persoană din primărie.
Accesul la modul și dreptul de repartizare sunt lucruri separate, pe care le stabiliți din Setări: de regulă, toți funcționarii care înregistrează corespondență au acces la registru, dar dreptul de a atribui un document sau o petiție unui compartiment sau unei persoane responsabile de soluționare se dă, de obicei, doar registratorului sau secretarului general. Odată repartizată, persoana desemnată primește automat o notificare în portal, cu link direct către document, fără să mai fie anunțată separat, pe altă cale.
Introducerea unei înregistrări se face în continuare ca până acum, prin completarea formularului — dar acolo unde funcția AI este activă, pasul se poate scurta la câteva secunde: încărcați documentul primit, iar AI-ul propune automat titlul și conținutul, dumneavoastră confirmând doar data și numărul. La fel, la răspuns, AI-ul poate genera un prim text pe baza cererii și a atașamentelor, pe care îl verificați și corectați, iar pentru cazurile mai delicate din punct de vedere juridic vă avertizează, în loc să riste un răspuns pe fond.
Termenele de răspuns se calculează automat, în funcție de tipul înregistrării, iar documentul final se trimite direct din portal, prin email, cu adresa destinatarului sugerată automat din înregistrările anterioare — fără să mai căutați prin agende sau hârtii vechi. Ca la celelalte module, documentul generat de portal nu pleacă niciodată singur: trimiteți doar varianta semnată, electronic sau scanată.
Fiecare înregistrare îi ține propria evidență: portalul reține automat cine a creat-o și cine a modificat-o ultima dată, vizibil oricând cu un simplu hover pe coloana de audit — util atunci când mai multe persoane lucrează în același registru și trebuie clarificat rapid cine a intervenit pe un document.